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ご案内国際キャリア行政書士事務所

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個人情報の取り扱い

ご相談と業務に必要な情報を、目的を明確にし、必要な範囲に限って取り扱います。

適用範囲

この方針は、当事務所へのご相談、受任業務、個人情報に関するご請求に適用します。相談フォームを利用できる場合は、送信前に本方針と利用目的をご確認いただきます。

メール・電話のリンクは、お使いのアプリを開きます。その後の送信・通話は利用者ご自身の操作で行われます。フォームの受付状況とは別の連絡方法です。

取得する情報と利用目的

初回相談
氏名、返信用メールアドレス、相談内容を、回答、対応可否の確認、見積りと連絡に使用します。電話番号、希望する手続き、参考資料は任意です。初回に住所、本人確認書類、個人番号の提出は求めません。
正式受任後
住所、本人確認・在留資格情報、申請資料、委任・契約・支払いの情報を、必要な書類作成、合意した手続き、進捗連絡、請求と法令上の記録管理に使用します。案件ごとの必要性を確認して取得します。
取得・目的の変更
本人または権限を確認した代理人から適正に取得し、書面・Webで直接取得する前に利用目的を明示します。要配慮個人情報は原則として事前同意等の適法な根拠を確認します。合理的に関連する範囲を超えた利用は、法定の例外を除き本人の同意を確認します。

相談情報を営業配信や外部AIの学習に流用しません。本サイトでは個人番号を収集しません。本人確認資料等が必要になった場合は、必要な部分と安全な受渡し方法を別途ご案内します。

第三者への提供と委託

法令上の例外を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。行政機関への提出は、受任内容・委任の範囲と提出情報を確認して行います。他士業への紹介だけで、相談内容一式を共有することはありません。

必要な業務の委託は、第三者提供とは区別して取り扱います。委託先の取扱範囲、安全管理、再委託、事故時の連絡、返還・削除条件を確認し、必要な監督を行います。共同利用は行いません。

外部サービスと国外での取り扱い

本サイトの配信と相談フォームの送信処理にはCloudflareを利用します。不正送信の防止にはCloudflare Turnstileを利用し、IPアドレス、端末・ブラウザー等の技術情報を処理します。アクセス解析や広告トラッカーは導入していません。

ご相談の本文と添付資料の主な保管先は、当事務所が管理するGoogleのGmailです。送信時にはCloudflareのメール送信サービスを経由します。Web受付側には受付番号、重複送信を防ぐための情報、処理状態を記録し、相談本文や添付資料を継続保管しません。外部サービスでは日本国外を含む地域で情報が処理される場合があります。Cloudflareのプライバシーポリシー、Googleのプライバシーポリシーもご確認いただけます。

外国にある第三者への個人データ提供に該当する場合は、提供先の体制等に応じ、情報提供・同意や継続的な措置など法令上の条件を満たす方法を選びます。国内サーバーの利用だけを理由に国外の取扱いがないとは判断しません。

保管期間と削除

受任に至らない相談
相談終了または最終応対後6か月を原則とし、不要になった情報を削除します。受付後に応対が続く場合は終了時点を記録して期限を管理します。
受任資料
業務完了後5年を基本とし、必要性と保存義務を点検します。これは一律の法定保存期間ではありません。
作業用複製等
不要な作業用複製は完了後30日以内を目安に整理します。受付番号などの操作記録は原則90日で整理します。メールの削除時はゴミ箱等も確認します。サービス提供者側のバックアップ等における保持は、各サービスの方針に従います。

法令・職務規則・税務上の保存義務、紛争・事故調査や本人請求への対応などで保管が必要な場合は、対象・理由・再確認日を記録して延長します。原本、正式な保管版、作業用複製を区別します。削除済み情報を古いバックアップから不用意に復元しない手順を設けます。

安全管理と事故対応

管理責任者は事務所代表です。情報を扱う担当者を必要な範囲に限定し、業務上の秘密保持、本人請求、事故連絡、保存・削除の手順を適用します。

相談フォームでは通信の暗号化、送信元と同意の確認、不正な大量送信の抑制、重複送信の防止、添付資料の形式・容量とウイルス検査を行います。検査ができない場合や問題が検出された場合は送信しません。検査を通過した本文と添付資料は事務所のGmailへ送ります。閲覧できる担当者を限定し、受信後も不審なリンクや添付を不用意に開かない運用とします。

受付番号はメール送信処理の受付を示し、受信先への配送や正式な受任を保証するものではありません。返信の目安を過ぎても連絡がない場合は、受付番号を添えてメールまたは電話でお問い合わせください。

漏えい等の事故が疑われる場合は、影響拡大の防止、責任者への連絡、必要な証拠の保全、影響と原因の調査、再発防止を行います。法定の報告対象に当たる場合は、個人情報保護委員会への報告と本人への通知を行います。

開示・訂正・利用停止等の請求

保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示について、下記窓口でご相談を受け付けます。必要な範囲で本人または代理権を確認し、法令に従って判断し、対応しない場合も理由をご案内します。

電子的な請求・回答の手数料は原則無料です。郵送等の実費が必要な場合は事前にご説明します。本人確認書類を公開フォームへ添付するよう一律に求めません。受付連絡は原則3営業日以内、判断・回答は原則30日以内を目標とし、調査に時間を要する場合は進捗をお知らせします。これらは当事務所の目標であり、法令の期限に代わるものではありません。

個人情報に関する窓口と改定

事業者
国際キャリア行政書士事務所
管理責任者
代表行政書士 直井 寛水
所在地
東京都墨田区石原2-28-2

相談や請求を送る前に現在利用できる連絡方法をご確認ください。本方針は、サービスや法令の変更に合わせて更新日と内容を記録します。同意が必要な変更を、Web掲載のみで同意済みとは扱いません。

方針版：2026-10-23-approved-gmail-v1。改定日：2026年10月23日。

参照する公的資料